L’organisation d’un événement n’est pas une tâche facile. Cependant, en tenant compte de certains points essentiels, vous pouvez la mener à bien sans risques, en réduisant les imprévus et en tirant le meilleur parti de votre investissement. Mais, que l’événement soit principalement destiné à vos collaborateurs, vos clients ou d’autres influenceurs, passons en revue quelques détails qui, s’ils ne sont pas pris en compte, peuvent le faire échouer :
Ce que vous devez garder à l’esprit
Un événement vous permettra, entre autres, d’avoir un contact direct avec vos publics, de toucher leurs émotions et de les connaître plus facilement. Il nécessite donc une meilleure préparation. Vous devez donc vous fournir de tous les matériels nécessaires en faisant appel à des fournisseurs spécialisés comme GED Event, considérer vos objectifs, définir clairement les lieux, la date et les participants.
Les objectifs
Pour organiser un événement, il est essentiel d’établir les besoins des différents secteurs participants de l’organisation. Et d’être clair sur les lignes directrices suivantes : que voulez-vous atteindre dans l’événement ? Quels sont les objectifs de l’organisation : promouvoir, divertir, surprendre, former ? De manière générale, les objectifs les plus courants sont les suivants : image de marque, fidélisation des principaux clients, attraction de nouveaux clients potentiels, motivation des collaborateurs, mise en réseau avec les fournisseurs et les alliés. En connaissant l’objectif central, le message et l’expérience que vous voulez que le public retienne, ainsi que les valeurs de la marque.
Il sera plus facile de prendre des décisions de planification, mais aussi des décisions pendant l’événement, car vous saurez toujours ce qu’il faut prioriser, en termes de budget, de temps, d’activités, etc. Et un autre point fondamental : au sein des organisateurs et des participants, y a-t-il des objectifs particuliers ? Y a-t-il des managers ou des clients qui ont invité d’autres participants ? Qui doivent frimer ou s’occuper d’un public particulier ? Connaître ces intérêts peut vous éviter de prendre une mauvaise décision ou de perdre des alliés clés dans l’organisation et l’effort de tout faire bien.
La conception
La planification ou la conception d’un événement ne concerne pas seulement le visuel, le matériel de marque et le thème choisi, mais couvre également d’autres éléments tout aussi importants, tels que la logistique, le temps de montage, les heures d’arrivée, les activités, etc. Vous vous rendrez compte que le travail comporte deux aspects fondamentaux. D’une part, le choix, la planification, la répartition, l’exécution et le contrôle des tâches avant l’événement (toujours avec des examens partiels, des contacts avec les fournisseurs et les responsables). Il est important d’inclure dans ce chronogramme l’invitation à l’événement, car il est d’usage d’inviter environ 20 jours à l’avance, mais ensuite une confirmation est faite. Une grande partie du succès d’un événement réside dans le fait que les invités y participent !
D’autre part, il y a l’élaboration de l’agenda de la journée, avec les tâches, les alternatives et les responsables correspondants. Il est fortement recommandé d’esquisser le déroulement de l’événement. Il sera essentiel d’avoir des solutions pour les imprévus de dernière minute. Ayez toujours un plan B.
Il existe actuellement quelques guides ou aides qui sont le Timing et la liste de contrôle. Le timing est un chronogramme complet de toute la journée de l’événement, une description à l’avance avec tous les détails de tout et à quelle heure, afin d’organiser et de ne rien laisser au hasard. Et la liste de contrôle est une description de chacune des tâches à effectuer détaillée dans une période de temps, où il est indiqué qui est responsable de la tâche à effectuer. Ils sont très utiles pour la phase pré-événement. Certains aspects importants qui suivent sont directement liés à la planification et à la conception de l’événement et en font partie.
La date
Si vous n’avez pas de plan d’événement annuel ou bisannuel, l’une des premières choses à considérer est la date. Bien que cela puisse sembler facile, il y a de nombreux éléments à prendre en compte lors de la sélection d’une date : les vacances, les dates spéciales, les événements qui peuvent être organisés par le concours ou auxquels vos propres invités peuvent participer, etc. En outre, un événement organisé à l’avance vous permettra de trouver sans trop de précipitation un lieu présentant un bon rapport qualité/prix.
Les matériels à livrer
Il est très important de disposer d’une stratégie de communication et de diffusion, de générer des associations, des souvenirs et de tirer parti du matériel généré pendant l’événement dans les communications ultérieures. C’est certainement l’un des principaux objectifs de l’événement. Qu’il s’agisse du lancement d’un produit, de la nécessité de fidéliser une clientèle ou de célébrer une étape importante pour l’entreprise. Il est important d’en tenir compte pour définir le cadre et les cadeaux destinés aux participants avec synergie et cohérence.
Les participants
Il faut tenir compte de la cible que l’on veut atteindre. Cela déterminera le niveau des invités que l’on prendra en compte lors de la réalisation de l’invitation. Il est très important de coordonner correctement deux éléments de base qui sont très appréciés : l’invitation et l’accréditation, et vous pourriez entrer dans le détail de ces deux aspects. D’autres aspects liés aux participants consistent à se demander si tout le monde participe aux activités, s’il y a une trop grande dispersion des âges, et à toujours garder à l’esprit les minorités et l’impact du lieu (accessibilité, climat, son), des activités et du menu.
Les menus
Il existe différentes options de menu qui dépendront du moment de votre activité. Si vous organisez un déjeuner ou un cocktail, un détail important est de prendre en compte la nourriture qui sera proposée et de prévoir des menus végétariens (ou adaptés aux coeliaques). En revanche, si vous avez un service de petit-déjeuner ou de café, c’est logiquement beaucoup plus simple. Un autre aspect central est le moment où il faut servir la nourriture et/ou les rafraîchissements, car il est strictement lié à l’attention que l’on souhaite recevoir lors de la réalisation d’une activité ou de la transmission d’informations sur l’entreprise. Il est clair qu’en ces moments centraux, ils ne doivent pas avoir faim, ni être distraits par la nourriture, et encore moins faire une annonce après avoir déjà mangé et développé leurs activités, et donc beaucoup s’en vont.